Base de Conhecimento

O sucesso de um sistema de gestão está relacionado ao cadastro de informações. 

O registro de produtos, em particular, é um dos elementos essenciais, desempenhando um papel fundamental na utilização de um sistema de gestão. Afinal, ele constituirá a fonte primordial de dados para tomada de decisão.

Para que você tenha um bom cadastro de produto, é preciso seguir algumas regras:

1 – Apenas um será o “escolhido”

Defina um responsável pelo cadastro com conhecimento do negócio e da legislação. Ele deverá criar um padrão de cadastramento a ser adotado pelos outros colaboradores além de realizar o acompanhamento dos itens incluídos no dia.

2 – Padronize

Padronizar a descrição dos produtos traz agilidade. Vale a pena gastar um tempinho a mais criando um padrão para nomenclatura dos produtos, isso influenciará nas buscas em vendas e consulta de relatórios. Você deve garantir que o produto seja único em sua descrição, com imposto correto e unidades de venda de acordo.

Você pode utilizar os padrões de cadastro dos fabricantes ou criar uma narrativa própria. A vantagem do uso de uma narrativa própria é a organização e velocidade nas buscas.

Exemplo:

1 – Produto: LEITE

2 – Tipo/Complemento: INTEGRAL

3 – Marca: PARMALAT

4 – Quantidade/Unidade: 1L

Como fica: LEITE INTEGRAL PARMALAT 1L

3 – Classifique seus produtos

A classificação consiste em agrupar os produtos semelhantes dentro de grupos e subgrupos, com a finalidade de realizar filtros de produtos e reajuste de preços dentro de uma mesma categoria. Aqui não é importante o uso de marca e sim a categoria de produto, visto que, o sistemas possuem classificações especificas para fabricantes e fornecedores a parte.

Exemplo: FAMILIA > GRUPO > SUBGRUPO

Como fica: LATICÍNIOS > LEITE > INTEGRAL

Caso na sua operação não tenha necessita de um grande nível de detalhamento, aconselha-se o uso apenas do grupo de classificação.

4 – Não deixe nada faltar! (nem sobrar)

Com o cadastro de produto bem organizado, sua compra também passar a ser mais assertiva. Você consegue considerar os dias de giro do estoque, acompanhar o relatório de sugestão de compra e ter em dia o resultado de estoque mínimo e máximo assim como seu calculo automático de compra.

5 – Cadastro correto de unidade e conversão de unidades de venda

Se você comprar um produto para revender no seu estabelecimento cuja unidade de medida comercializada pelo fornecedor é diferente da unidade de medida comercializada e utilizada para controle de estoque do seu estabelecimento, se o cadastro das informações não for feito da forma correta, pode causar confusão tanto ao dono do negócio quanto aos contadores no momento de informar ao fisco. Acredite, esta realidade é vivida por muitos varejistas. 

Como padrão, um produto possui uma única referência para medir o seu saldo em estoque, chamada de unidade inventariada, logo, todas as suas movimentações respeitam essa unidade de medida e atualizam o saldo dos produtos em estoque de acordo com ela.

Se no seu estabelecimento, você compra produtos em uma unidade de medida, mas comercializa em outra unidade de medida, então é necessário que você utilize o fator de conversão da unidade de medida, e você já deve fazer isso, no momento da entrada da Nota Fiscal de compra.

Imagine o seguinte cenário: no seu estabelecimento, você vende “Coca Cola”, que possui como unidade de medida principal “UN”. (A menor fração do produto comercializável)

Todo o controle de estoque deste produto é feito por UN, tanto as movimentações de entrada, saída, transferências internas, perda/roubo, devolução, entre outras movimentações, mas, o fornecedor vende para o seu estabelecimento na unidade de medida “Fardos – FD”, neste caso é, é necessário aplicar a conversão de unidade ao dar entrada da nota de compra. Assim, utilizando a conversão de unidade de medida, ao dar entrada em 01  FD de Coca Cola, estará entrando no seu estoque  06 UN de Coca-Cola. Dessa forma o sistema controla o saldo em estoque da unidade de medida principal, e o custo unitário reflete também o valor na unidade de medida principal. 

OBSERVAÇÃO

Não faça alteração da unidade de um produto cujo estoque ja tenha sido movimentado anteriormente. Isso poderá causar os seguintes impactos:

• Controle de Estoque;
• Controle de custo unitário dos produtos;
• Custo da mercadoria vendida (CMV) no DRE, Curva ABC entre outros relatórios gerencias;
• Movimentações do Arquivos de Integração Fiscal e Sped;

6 – Preço

Os softwares de gestão vieram para facilitar a sua vida, mas de nada adianta se ele não for bem utilizado. Como dito anteriormente, o cadastro de produtos bem realizado é fator decisivo para o sucesso. Com isso, o reajuste de preços por grupos ou produtos se torna muito mais simples de ser realizado quando o cadastro contém todas as informações e classificações que permitem o uso de filtros.

Através do cadastro de produto é que o empresário consegue ampliar a utilização de todos os recursos do sistema, como por exemplo: definir promoções por grupo de produto, identificar produtos e grupos mais lucrativos através dos relatórios e manter os dados tributários corretos, esse essenciais para gerar os arquivos Sintegra e Sped.